Закупки: вопросы, которые вы стеснялись задать

Ряд слов бывает, непонятен даже не смотря на то, что человек годами работает в области закупок. Существует перечень названий, вызывающие проблемы с пониманием их смысла. Ниже мы разберем некоторые из таких терминов, которые часто вызывают путаницу и непонимание.

Как утверждается оплата. Принятие накладной к оплате является важным этапом всей работы по закупке. Человек должен быть уверен в том, что:

  • Товар и его количество соответствуют указанным цифрам в ордере;
  • Товар приехал в целости и сохранности;
  • Весь необходимый пакет документов корректен (счет-фактура, договор между поставщиком и фирмой, накладные по закупкам).

Заказ на покупку, запрос на покупку. Заказ на покупку составляет менеджер, работающий в сфере покупок. Он делает заказ определенному поставщику. Такой документ имеет юридический вес. Там есть стоимость, описание продукции, число единиц и четко прописанное соглашение о доставке.

Запрос на покупку является началом процесса. Запрос формируется инициатором покупки в момент возникновения необходимости в том или ином продукте. Ответственные лица отправляют задания менеджерам, которые обязаны подтвердить необходимость приобретения продукта.

P2P – что это? Весь рабочий цикл закупочного процесса называется P2P – procure-2. Начало – сформированная потребность, окончание – плата по счетам за полученную продукцию. Главное, не забывать, что промежуточные фазы – это написание закупочного перечня инициаторами, составление запросов на покупки, визирование списка ответственными лицами, передача запроса поставщику, доставка продукта, оплата.

Кредиторский долг. Термин означает, что фирма должна деньги своему поставщику. Зачастую по условиям договора, предприятие имеет право платить за полученный товар в течение определенного срока, который начинается после того, как товар доставлен в пункт назначения.

Материальные средства, которые фирма задолжала поставщику в ранее оговоренный временной промежуток и есть кредиторский долг.

Закупочный ордер. Purchase order - документ, отправляемый менеджерами по закупкам в фирмы-поставщики. Такой ордер должен быть утвержден на уровне внутреннего оборота фирмы. Бумага содержит название продукции, цену и количество, адрес доставки и дату привоза.

Покупки и закупки. Для многих людей эти термины вполне взаимозаменяемы, но все же есть разница между данными словами. Покупка является лишь доставкой и платой по счету.

Слово «закупка» имеет значительно более широкое значение, которое включает в себя все этапы покупки:

  • запрос на нужный товар;
  • процедура подтверждения ответственным лицом;
  • оформление списка соответствующим поставщикам на покупку товаров;
  • пересылка заказа в пункт назначения;
  • доставка продукции;
  • оплата счетов;
  • написание отчетных документов о закупке.

Информация, полученная из всего вышеописанного, поможет расставить все акценты и позволит максимально плодотворно действовать в области закупок.

Комментировать